仕事で依頼をするとき、企画を考えるとき、報告を書くときに、「伝えたつもりなのに相手に伝わっていない」と感じることはないでしょうか。内容そのものは間違っていなくても、情報が足りなかったり、順番が悪かったりすると、相手にはわかりにくくなります。
そんなときに役立つのが、5W1Hです。
5W1Hは、誰が、何を、なぜ、いつ、どこで、どのように、を整理するための基本フレームです。共有いただいた一覧でも、5W1Hは「基本整理」と整理されており、実務でまず押さえるべき超定番フレームワークのひとつに含まれています。
そこでこの記事では、5W1Hの意味、使い方、具体例、注意点までを、初心者向けにやさしく整理して解説します。
- 5W1Hとは何か
- 5W1Hは何に使うのか
- 5W1Hの基本構成
- 5W1Hの使い方
- 5W1Hの具体例
- 6W2Hとの違い
最初から完璧に使いこなす必要はありません。まずは「情報を抜けなく整理するための基本の型だ」とわかれば十分です。
5W1Hとは？
5W1Hとは、情報を整理するときに使う基本の型で、一般に次の6つを指します。
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どのように）
共有いただいた一覧では、5W1Hは「基本整理」と整理されています。
もっとやさしく言うと、5W1Hは
相手に伝えるために必要な基本情報を、抜けなく並べるための型です。
たとえば、会議の案内をするときに「明日会議をします」だけでは不十分です。誰が参加するのか、何の会議なのか、何時からなのか、どこでやるのか、何のためにやるのかがないと、相手は動きにくくなります。5W1Hを意識すると、こうした抜け漏れを減らしやすくなります。
5W1Hは、特別な分析手法というより、仕事の基本動作を支える整理の型と考えるとわかりやすいです。
5W1Hを一言でいうと
5W1Hを一言でいうと、伝えるための基本情報を整理するフレームワークです。
5W1Hは、企画、報告、依頼、説明など、仕事のほぼすべての場面で使える基本の型です。
5W1Hは何に使うのか
5W1Hは、主に次のような場面で使います。
- 企画書の整理
- 会議案内や依頼文の作成
- 報告書や議事録の整理
- 業務指示の明確化
- 問題の状況整理
- プレゼンや説明の下書き
たとえば、上司に企画を説明するときも、5W1Hが整理されていれば話が通りやすくなります。逆に、Whyが抜けていれば「なぜそれをやるのか」が伝わらず、Whenが抜けていれば「いつやるのか」が不明確になります。
特に、営業職、企画職、事務職、教育担当、管理職など、情報を整理して伝える機会が多い人には非常に使いやすいフレームワークです。実際には、どんな職種でも役に立つ基本スキルです。
どんな人に向いているか
5W1Hが向いているのは、次のような人です。
- 説明がわかりにくいと言われやすい人
- 依頼や報告で抜け漏れが出やすい人
- 企画を整理して話したい人
- 会議や文章をわかりやすくしたい人
5W1Hの基本構成
5W1Hは、次の6つの要素で成り立っています。
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どのように）
それぞれの意味を簡単に見ていきます。
Who（誰が）
Whoは、誰が関わるのかを整理する要素です。
担当者、対象者、参加者、責任者などを明確にします。
What（何を）
Whatは、何をするのかを整理する要素です。
テーマ、対象業務、伝えたい内容、やるべきことなどが入ります。
Why（なぜ）
Whyは、なぜそれを行うのかを整理する要素です。
目的や背景、理由を明確にすることで、相手の納得感が上がります。
When（いつ）
Whenは、いつ行うのかを整理する要素です。
日付、期限、開始時刻、実施時期などが入ります。
Where（どこで）
Whereは、どこで行うのかを整理する要素です。
会議室、現場、オンライン、社内ポータルなど、場所やチャネルを示します。
How（どのように）
Howは、どのように行うのかを整理する要素です。
進め方、方法、手段、使うツールなどが入ります。
5W1Hの使い方
ここからは、5W1Hの基本的な使い方を順番に見ていきます。
最初は難しく考えず、伝えたいことを6つの箱に入れていく感覚で大丈夫です。
手順1 伝えたいテーマを決める
まずは、何について整理するのかを決めます。
会議案内なのか、企画なのか、問題報告なのかで、使い方の重点が少し変わります。
手順2 5W1Hに沿って書き出す
Who、What、Why、When、Where、Howの順で、思いつく内容を書き出します。
最初から文章にしなくてよく、箇条書きでも十分です。
手順3 抜けている項目を確認する
書き出したあとで、「誰が」が曖昧ではないか、「なぜ」が抜けていないかなどを確認します。
ここで抜けを見つけることが、5W1Hの大きな価値です。
手順4 相手に合わせて並べ替える
5W1Hをそのまま並べるだけでなく、相手が理解しやすい順に並べ替えることも大切です。
たとえば企画ならWhyから話したほうが伝わりやすいこともあります。
手順5 文章や企画に落とし込む
最後に、整理した内容を文章、企画書、依頼文、議事録などに落とし込みます。
5W1Hは下書きの型として使うと非常に便利です。
- 伝えたいテーマを決める
- 5W1Hに沿って書き出す
- 抜けている項目を確認する
- 相手に合わせて並べ替える
- 文章や企画に落とし込む
5W1Hは、書きながら考えるより、先に材料を整理してから文章にすると使いやすくなります。
5W1Hの具体例
ここでは、「社内向け研修の案内文を作る」というテーマで、5W1Hの使い方を簡単に見てみます。
例：社内研修の案内文を作る
前提として、若手社員向けに研修を案内したいとします。
- Who（誰が）
入社1〜3年目の若手社員 - What（何を）
ビジネス基礎力を学ぶオンライン研修 - Why（なぜ）
基礎スキルのばらつきを減らし、現場での立ち上がりを早めるため - When（いつ）
6月15日 13時〜15時 - Where（どこで）
社内LMS上で配信 - How（どのように）
動画視聴＋確認テスト形式で実施
このように整理すると、案内文に必要な情報がかなり明確になります。
具体例でわかるポイント
- 説明に必要な情報が揃いやすい
- 相手が行動しやすい案内になる
- 抜け漏れを事前に防ぎやすい
5W1Hを使うメリット
5W1Hを使うメリットは、主に次の通りです。
- 情報の抜け漏れを防ぎやすい
- 説明がわかりやすくなる
- 企画や依頼の整理がしやすい
- 相手が動きやすくなる
たとえば、仕事の依頼で「これお願いします」だけでは、相手は困ります。ですが、5W1Hが整理されていれば、何を、なぜ、いつまでに、どうやってやればよいかが見えやすくなります。
また、企画書や報告書の下書きにも使いやすく、内容の骨組みを短時間で作りやすいのも大きな利点です。
5W1Hを使うときの注意点
注意
5W1Hは便利ですが、項目を埋めることだけが目的にならないように注意が必要です。
5W1Hでよくある失敗は、次のようなものです。
- Whyが弱く、目的が伝わらない
- Whoが広すぎて対象が曖昧
- Howが抽象的で動けない
- 6項目を書いただけで文章としてつながっていない
特に初心者は、WhatやWhenは書けても、Whyが薄くなりがちです。ですが、仕事では「なぜやるのか」が相手の納得に大きく関わります。
また、5W1Hを全部同じ重さで扱う必要はありません。テーマによってはWhyが重要だったり、Whenが重要だったりするため、目的に応じて強弱をつけることが大切です。
6W2Hとの違い
5W1Hとよく比較されるのが、6W2Hです。共有いただいた一覧でも、6W2Hは「Who、Whom、What、Why、When、Where、How、How much」と整理されています。
- 5W1H → 基本情報を整理するシンプルな型
- 6W2H → 相手やコストまで含めて、より詳しく整理する型
つまり、5W1Hは基本整理に向いており、6W2Hはより詳細な整理に向いています。
どう使い分ければよいか
まずは5W1Hで基本を整理し、必要に応じて「誰に」「いくらで」を追加して6W2Hに広げる流れはとても使いやすいです。
5W1Hで骨組みを作り、6W2Hで具体性を足す、と考えると理解しやすくなります。
MECEとの違い
5W1Hは、MECEとも比較されることがあります。共有いただいた一覧でも、MECEは超定番フレームワークのひとつとして挙がっています。
- 5W1H → 情報整理のための基本項目
- MECE → モレなくダブりなく整理する考え方
この違いを理解しておくと、実務で迷いにくくなります。
5W1Hは、何を確認すべきかを教えてくれます。
一方、MECEは、その整理の質を高める考え方です。
5W1Hはどんな場面で使うと効果的か
特に5W1Hが効果を発揮しやすいのは、次のような場面です。
- 依頼や報告をわかりやすくしたいとき
- 企画の骨組みを作りたいとき
- 会議案内や議事録を整理したいとき
- 相手に動いてもらうための説明をしたいとき
逆に、深い原因分析や市場分析をしたい場面では、ロジックツリーや3C分析、SWOT分析など別のフレームワークのほうが合う場合もあります。
そのため、5W1Hは万能ではなく、基本情報を整理して伝える場面で使うのが最も効果的です。
まとめ
5W1Hとは、誰が、何を、なぜ、いつ、どこで、どのように、を整理するための基本フレームです。共有いただいた一覧でも、5W1Hは実務でまず押さえるべき超定番のひとつとして位置づけられています。
企画、報告、依頼、会議運営、教育案内など幅広い場面で使いやすく、特に「相手にわかりやすく伝えたい」ときの入口として役立ちます。
最初はシンプルすぎるように見えるかもしれませんが、まずは
「誰が」
「何を」
「なぜ」
「いつ」
「どこで」
「どうやって」
の6つを確認するだけでも、仕事の質はかなり変わります。
大切なのは、項目を埋めることではなく、相手に伝わり、相手が動ける形に整理することです。
まずは身近なテーマで1回試してみてください。会議案内、依頼メール、企画メモ、報告書など、題材は小さくても構いません。実際に使ってみると、5W1Hの便利さがかなり実感しやすくなります。
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- 6W2Hとは 5W1Hを広げた整理の型
5W1Hだけでなく、その前後でよく使う型も一緒に知っておくと、実務でさらに使いやすくなります。
