プロジェクトを進めていると、「誰に相談すればよいのか分からない」「どの部署が担当なのか曖昧」「関係者が多すぎて整理できない」と感じることがあります。
特に、複数の部署や外部関係者が関わる仕事では、作業そのものだけでなく、「誰が関わるのか」「どの組織が責任を持つのか」を整理しておくことが重要です。
たとえば、新商品開発では、研究開発、製造、品質保証、営業、マーケティング、法務、知的財産、購買など、さまざまな部門が関わります。もし関係部署を整理しないまま進めると、確認漏れ、責任の曖昧化、承認遅れ、情報共有不足が起こりやすくなります。
そこで役立つのが、OBSです。
OBSは、プロジェクトに関わる組織や担当部門を階層的に整理するためのフレームワークです。WBSが「何をやるか」を整理するものだとすれば、OBSは「誰が関わるか」を整理するものです。
プロジェクト管理では、作業の分解だけでなく、組織や責任の見える化も欠かせません。OBSを使うことで、プロジェクトに関係する部署、チーム、担当者の位置づけを明確にし、スムーズな進行につなげることができます。
この記事でわかること
・OBSとは何か
・OBSは何に使うのか
・OBSの基本的な考え方
・OBSの使い方
・OBSの具体例
・関連フレームワークとの違い
最初から完璧に使いこなす必要はありません。まずは「OBSはプロジェクトに関わる組織や担当部門を整理するための型だ」とつかめれば十分です。
OBSとは？
OBSとは、Organization Breakdown Structureの略です。日本語では「組織分解構成図」と訳されます。
プロジェクトに関わる組織、部署、チーム、担当者を階層的に分解して整理するフレームワークです。
たとえば、あるプロジェクトに複数の部門が関わる場合、次のように整理できます。
・プロジェクト責任者
・プロジェクトマネジメントチーム
・開発部門
・製造部門
・品質保証部門
・営業部門
・マーケティング部門
・法務部門
・知的財産部門
・外部パートナー
このように、プロジェクトに関わる組織や役割を見える化することで、「誰が関係者なのか」「どの部署に確認が必要なのか」「どの部門がどの領域を担当するのか」が分かりやすくなります。
OBSは、単なる組織図ではありません。会社全体の正式な組織図をそのまま示すものではなく、特定のプロジェクトに関わる組織や役割を整理するために使います。
初心者向けに言い換えるなら、OBSは「このプロジェクトには誰が関わるのかを整理する地図」です。
一言でいうと、OBSはプロジェクトに関わる組織や担当部門を見える化するためのフレームワークです。
OBSは何に使うのか
OBSは、プロジェクトに関わる人や組織を整理するために使います。
プロジェクトでは、作業内容だけでなく、関係者の整理も重要です。誰が意思決定するのか、誰に相談するのか、誰に報告するのかが曖昧だと、プロジェクトは止まりやすくなります。
OBSは次のような目的で使われます。
・プロジェクトに関わる部署やチームを整理する
・関係者の全体像を見える化する
・責任範囲を明確にする
・報告ラインや相談先を整理する
・部署間の連携をしやすくする
・作業と担当組織を結びつける
・抜けている関係部署に気づく
・プロジェクト体制図を作る
たとえば、新しいシステムを導入する場合、情報システム部門だけで進められるとは限りません。実際には、利用部門、経理部門、法務部門、セキュリティ担当、外部ベンダー、経営層なども関係します。
OBSを使えば、「このプロジェクトに誰を巻き込む必要があるか」を早い段階で整理できます。
どんな人に向いているか
OBSは、複数の関係者を巻き込む仕事を担当する人に向いています。
特に、次のような人におすすめです。
・プロジェクトを初めて任された人
・関係部署の整理に悩んでいる人
・誰に確認すればよいか分からないことが多い人
・部署間調整が多い仕事をしている人
・プロジェクト体制図を作る必要がある人
・上司や関係者に体制を説明する必要がある人
・外部パートナーや協力会社と連携する人
・新商品開発、システム導入、業務改革などを担当する人
OBSは、プロジェクトマネージャーだけのものではありません。
たとえば、社内研修、業務改善、展示会出展、新規事業、マーケティング施策、制度改定、Webサイト制作など、関係者が複数いる仕事であれば幅広く使えます。
「作業は分かっているけれど、誰を巻き込めばよいか分からない」と感じたときに、OBSは特に役立ちます。
OBSの基本的な考え方
OBSの基本は、プロジェクトに関わる組織や人を階層的に整理することです。
WBSが作業を分解するのに対し、OBSは組織を分解します。プロジェクト全体を中心に置き、その下に関係する部門、チーム、担当者を配置していきます。
OBSでは、一般的に次のような階層で考えます。
・プロジェクト全体
・プロジェクト責任者
・主要な関係部門
・各部門の担当チーム
・具体的な担当者や窓口
たとえば、「新商品発売プロジェクト」であれば、最上位にプロジェクト全体があります。その下に、商品企画、研究開発、製造、品質保証、営業、マーケティング、法務、知的財産、購買などの部門が並びます。
さらに、営業部門の中でも法人営業チーム、代理店営業チーム、営業企画チームなどに分かれる場合があります。製造部門でも、製造技術、生産管理、工場担当などに分かれるかもしれません。
OBSで大切なのは、公式な組織図をきれいに写すことではありません。プロジェクトを進めるために必要な関係者を、実務上分かりやすく整理することです。
また、OBSはWBSと組み合わせることで効果が高まります。WBSで作業を整理し、OBSで関係組織を整理し、その後に「どの作業をどの組織が担当するか」を結びつけると、責任分担が明確になります。
OBSの使い方
手順1 プロジェクトの目的と範囲を確認する
OBSを作る前に、まずプロジェクトの目的と範囲を確認します。
なぜなら、プロジェクトの範囲が曖昧なままだと、関係する組織も曖昧になるからです。
たとえば、「新しい研修を作る」というプロジェクトでも、対象が新入社員だけなのか、全社員なのか、管理職なのかによって関係者は変わります。対象が全社員なら人事部門や各部門長の関与が必要になるかもしれません。管理職向けなら経営層の承認が必要になる場合もあります。
最初に確認したいことは次の通りです。
・プロジェクトの目的は何か
・どこまでをプロジェクト範囲に含めるか
・成果物は何か
・影響を受ける部署はどこか
・意思決定者は誰か
・実行に関わる部署はどこか
・承認や確認が必要な部門はどこか
プロジェクトの範囲が明確になると、必要な関係者を洗い出しやすくなります。
手順2 関係する組織や部門を洗い出す
次に、プロジェクトに関係する組織や部門を洗い出します。
この段階では、最初からきれいに整理しようとせず、思いつく関係者を広めに出すことが大切です。
たとえば、新商品開発プロジェクトなら、次のような関係者が考えられます。
・商品企画部門
・研究開発部門
・製造部門
・品質保証部門
・購買部門
・物流部門
・営業部門
・マーケティング部門
・法務部門
・知的財産部門
・経理部門
・経営層
・外部委託先
・販売代理店
ここで重要なのは、「直接作業する部門」だけでなく、「確認が必要な部門」「影響を受ける部門」「承認する部門」も含めて考えることです。
たとえば、販促資料を作る場合、マーケティング部門だけでなく、法務や知的財産の確認が必要になることがあります。製品仕様を変更する場合は、品質保証や製造部門への確認が必要になるかもしれません。
手順3 組織を階層構造で整理する
関係者を洗い出したら、階層構造で整理します。
OBSでは、プロジェクト全体を上位に置き、その下に主要な組織や部門を配置します。さらに必要に応じて、部門内のチームや担当者を分けます。
たとえば、社内システム導入プロジェクトでは、次のように整理できます。
・プロジェクトオーナー
・プロジェクトマネージャー
・情報システム部門
・利用部門
・経理部門
・法務部門
・セキュリティ部門
・外部ベンダー
さらに、情報システム部門の下に、インフラ担当、アプリケーション担当、セキュリティ担当を配置することもできます。利用部門の下に、営業部、製造部、管理部門などを置くこともあります。
階層化することで、関係者の全体像が見えやすくなります。
手順4 役割や責任範囲を確認する
OBSで組織を整理したら、それぞれの役割や責任範囲を確認します。
OBSは、組織を並べるだけでは不十分です。各組織が何を担当するのかを整理して初めて、実務で使えるものになります。
たとえば、次のように考えます。
・商品企画部門はコンセプトと仕様を決める
・研究開発部門は技術検討と試作品作成を担当する
・製造部門は量産性と生産条件を確認する
・品質保証部門は品質基準と検査方法を確認する
・営業部門は顧客提案と販売活動を担当する
・マーケティング部門は販促施策を設計する
・法務部門は契約や表示リスクを確認する
・知的財産部門は特許や商標の確認を行う
このように役割を明確にすることで、「この件は誰が見るのか」「誰に相談すべきか」が分かりやすくなります。
手順5 WBSやRACIと結びつける
最後に、OBSをWBSやRACIと結びつけます。
OBSだけでは、「誰が関係するか」は分かりますが、「どの作業を誰が担当するか」までは十分に分かりません。そこで、WBSやRACIと組み合わせます。
WBSでは、プロジェクトの作業を分解します。OBSでは、関係組織を整理します。この2つを組み合わせることで、作業と組織の対応関係を明確にできます。
さらに、RACIを使うと、各作業に対して次の役割を整理できます。
・実行する人
・最終責任を持つ人
・相談すべき人
・情報共有すべき人
たとえば、「販促資料を作成する」という作業について、マーケティング部門が実行、商品企画部門が最終確認、法務部門と知的財産部門が相談先、営業部門が情報共有先になるかもしれません。
OBSは単独でも役立ちますが、WBSやRACIと組み合わせることで、プロジェクト管理の実用性が大きく高まります。
OBSの具体例
例 新商品開発プロジェクトの場合
新商品開発プロジェクトでは、複数の部門が関係します。
まず、プロジェクト全体の責任者として、事業部長やプロジェクトオーナーがいます。その下に、プロジェクトマネージャーが置かれます。そして、実務を担う各部門が関係します。
たとえば、OBSでは次のように整理できます。
・プロジェクトオーナー
・プロジェクトマネージャー
・商品企画部門
・研究開発部門
・製造部門
・品質保証部門
・購買部門
・営業部門
・マーケティング部門
・法務部門
・知的財産部門
・外部委託先
商品企画部門は、顧客ニーズや商品コンセプトを整理します。研究開発部門は、技術的な実現可能性を検討し、試作品を作ります。製造部門は、量産できるかどうかを確認します。品質保証部門は、品質基準や検査方法を検討します。
営業部門は、顧客への提案や販売活動を担当します。マーケティング部門は、販促施策やWebページ、広告などを検討します。法務部門は、契約や表示に関するリスクを確認します。知的財産部門は、特許や商標の確認を行います。
このようにOBSで整理しておくと、「新商品開発にはどの部署が必要か」「どの部署にいつ確認すべきか」が分かりやすくなります。
もしOBSを作らずに進めると、発売直前になって「商標確認をしていなかった」「販促表現の法務確認が必要だった」「量産条件の確認が不十分だった」といった問題が起こる可能性があります。
別の例 社内システム導入の場合
社内システム導入でも、OBSは非常に役立ちます。
システム導入というと、情報システム部門だけの仕事に見えるかもしれません。しかし実際には、利用部門、管理部門、セキュリティ担当、法務、外部ベンダーなど、多くの関係者が関わります。
たとえば、OBSでは次のように整理できます。
・プロジェクトオーナー
・プロジェクトマネージャー
・情報システム部門
・利用部門
・経理部門
・人事部門
・法務部門
・セキュリティ部門
・外部ベンダー
・社内教育担当
情報システム部門は、システム要件や既存環境との接続を確認します。利用部門は、実際の業務フローや使い勝手を確認します。経理部門は、費用処理や予算管理を担当します。法務部門は、契約条件や個人情報の取り扱いを確認します。
セキュリティ部門は、アクセス権限や情報漏えいリスクを確認します。外部ベンダーは、システム構築やサポートを担当します。社内教育担当は、利用者向け説明会やマニュアル作成を担当することがあります。
このようにOBSを作ることで、導入前に必要な関係者を洗い出し、調整漏れを防ぎやすくなります。
具体例でわかるポイント
OBSの具体例からわかるポイントは、次の通りです。
・プロジェクトには直接作業する人以外にも多くの関係者がいる
・承認者、相談先、確認者を早めに把握できる
・関係部署を整理することで調整漏れを防げる
・部署ごとの責任範囲を明確にしやすい
・WBSやRACIと組み合わせると実務で使いやすい
・複数部門が関わる仕事ほどOBSの効果が大きい
OBSは、関係者を整理することでプロジェクトの進行をスムーズにするための土台です。
OBSを使うメリット
OBSを使う最大のメリットは、プロジェクトに関わる組織や責任の全体像を見える化できることです。
プロジェクトでは、作業内容ばかりに目が向きがちです。しかし、実際に仕事を進めるうえでは、「誰が意思決定するのか」「誰に確認するのか」「どの部署が影響を受けるのか」が非常に重要です。
OBSを使うメリットは次の通りです。
・関係部署を早い段階で整理できる
・責任範囲を明確にできる
・相談先や承認者が分かりやすくなる
・情報共有の漏れを減らせる
・部署間の連携がしやすくなる
・プロジェクト体制を説明しやすくなる
・外部パートナーとの関係も整理できる
・後から必要な関係者が抜けていた、という事態を防ぎやすい
特に大きなメリットは、調整漏れを防げることです。
たとえば、法務や知的財産、品質保証、情報セキュリティなどは、プロジェクトの初期段階では見落とされることがあります。しかし、後から確認が必要になると、スケジュール遅延や手戻りにつながることがあります。
OBSを使って関係者を早めに洗い出しておけば、必要な確認を前倒しで進めやすくなります。
また、OBSは上司や経営層への説明にも役立ちます。プロジェクト体制が整理されていると、「誰が責任を持って進めるのか」「どの部門が関与しているのか」を説明しやすくなります。
OBSを使うときの注意点
OBSは便利なフレームワークですが、使い方を間違えると、単なる組織図になってしまいます。
まず注意したいのは、会社の正式な組織図をそのまま写すだけで終わらせないことです。OBSはプロジェクト管理のために作るものです。プロジェクトに関係する組織や役割を、実務に合わせて整理する必要があります。
また、関係者を広げすぎると、かえって管理が難しくなることもあります。すべての部署を入れれば安心というわけではありません。実際に関係する部署、確認が必要な部署、影響を受ける部署を中心に整理することが大切です。
よくある失敗例は次の通りです。
・正式な組織図をそのまま貼っただけになる
・実際のプロジェクト体制と合っていない
・関係部署を入れすぎて複雑になる
・重要な確認部門が抜けている
・誰が意思決定者か分からない
・担当者名や窓口が不明確
・作業との対応関係が整理されていない
・作成後に更新されない
・外部パートナーや委託先を忘れる
・責任範囲が曖昧なままになる
OBSは、見た目のきれいな図を作ることが目的ではありません。プロジェクトを進めるために、関係者と責任範囲を明確にすることが目的です。
そのため、OBSを作ったら、関係者と確認しながら「この部署は本当に必要か」「この確認者が抜けていないか」「この役割は誰が担うのか」を調整することが重要です。
関連フレームワークとの違い
OBSと似た場面で使われるフレームワークはいくつかあります。違いを理解しておくと、プロジェクト管理で使い分けしやすくなります。
WBSとの違い
WBSは、Work Breakdown Structureの略で、作業分解構成図と呼ばれます。
WBSが「何をやるか」を整理するのに対して、OBSは「誰が関わるか」を整理します。
たとえば、WBSでは「市場調査を行う」「販促資料を作成する」「品質確認を行う」といった作業を整理します。一方、OBSでは「商品企画部門」「営業部門」「品質保証部門」「法務部門」など、関係する組織を整理します。
実務では、WBSとOBSを組み合わせることで、作業と担当組織を結びつけることができます。
RACIとの違い
RACIは、作業ごとの役割分担を明確にするフレームワークです。
Responsibleは実行責任者、Accountableは説明責任者、Consultedは相談先、Informedは報告先を意味します。
OBSが関係組織を整理するものだとすれば、RACIは各作業に対する役割を詳しく整理するものです。
OBSで「関係部署」を明らかにし、RACIで「その部署がどの役割を持つのか」を明確にすると、責任分担がより具体的になります。
ステークホルダー分析との違い
ステークホルダー分析は、プロジェクトに影響を与える人や影響を受ける人を整理するフレームワークです。
OBSは主に組織や体制を整理します。一方、ステークホルダー分析は、関係者の関心度、影響力、期待、不安、利害関係などを整理します。
たとえば、OBSでは「営業部門」と整理しますが、ステークホルダー分析では「営業部門は新商品の売りやすさに関心が高く、価格や販促資料に強い影響を持つ」といった形で分析します。
OBSは構造整理、ステークホルダー分析は関係者理解に強いフレームワークです。
ガントチャートとの違い
ガントチャートは、作業のスケジュールを時系列で管理するためのツールです。
OBSは「誰が関わるか」を整理しますが、ガントチャートは「いつ作業するか」を整理します。
たとえば、OBSで品質保証部門が関係者として整理されていても、いつ品質確認を行うかはガントチャートで管理することになります。
OBSは体制の見える化、ガントチャートは時間軸の見える化と考えると分かりやすいです。
RAIDログとの違い
RAIDログは、リスク、前提、課題、依存関係を管理するためのフレームワークです。
OBSはプロジェクトに関わる組織を整理します。一方、RAIDログはプロジェクト進行上の問題や注意点を記録します。
たとえば、OBSで「外部ベンダー」が関係者として整理されている場合、「外部ベンダーの納期遅延リスク」や「契約締結が前提条件」といった内容はRAIDログで管理するとよいでしょう。
OBSはどんな場面で使うと効果的か
OBSは、関係者が多く、部署間調整が必要なプロジェクトで特に効果的です。
逆に、個人だけで完結する小さな作業では、OBSを本格的に作る必要はあまりありません。OBSは、複数の組織や人が関わる仕事で力を発揮します。
OBSが効果的な場面は次の通りです。
・新商品開発
・新規事業の立ち上げ
・社内システム導入
・業務改善プロジェクト
・組織改革や制度変更
・全社研修や階層別研修の実施
・展示会やイベント運営
・Webサイトやブランド刷新
・外部委託を含むプロジェクト
・複数部署が関わる営業施策
・品質改善や監査対応
・コンプライアンス関連施策
特に、「後から関係部署が抜けていたことに気づくと困る仕事」では、OBSを作る価値があります。
たとえば、法務、知的財産、品質保証、情報セキュリティ、経理などの確認が必要な仕事では、早い段階でOBSに入れておくことで、手戻りを減らしやすくなります。
まとめ
OBSは、プロジェクトに関わる組織や担当部門を整理するためのフレームワークです。
プロジェクトでは、作業内容を整理することも重要ですが、それと同じくらい「誰が関わるのか」を明確にすることが大切です。関係者が曖昧なまま進めると、確認漏れ、責任の不明確さ、承認遅れ、情報共有不足が起こりやすくなります。
OBSを使えば、プロジェクトに関わる部署、チーム、担当者を見える化できます。さらに、WBSやRACIと組み合わせることで、作業と責任の関係を明確にし、実務で使いやすいプロジェクト管理につなげることができます。
最初からきれいな体制図を作る必要はありません。まずは、今進めている仕事について「関係する部署」「確認が必要な人」「意思決定する人」を書き出すところから始めてみましょう。
今日関わっているプロジェクトを一つ選び、まずは関係部署を10個以内で書き出して、簡単なOBSを作ってみてください。
次に読みたい関連記事
まず全体像を見たい方へ
仕事で使えるフレームワーク一覧｜初心者向けに意味・種類・使い方をわかりやすく解説
あわせて読みたい関連記事
WBSとは？初心者向けに意味・使い方・具体例をやさしく解説
RACIとは？初心者向けに意味・使い方・具体例をやさしく解説
ステークホルダー分析とは？初心者向けに意味・使い方・具体例をやさしく解説
目的別にまとめて読みたい方へ
プロジェクト管理で使えるフレームワークまとめ｜初心者向けに種類・使い分け・活用例を解説
